Minskat resande med mötespolicy och virtuell teknik

Företaget insåg tidigt att deras största miljöbelastning låg i resorna och har därför utvecklat och implementerat metoder för virtuella möten och ett förändrat mötesbeteende.

Det är framför allt fyra punkter som gjort förändringen möjlig:

1. Implementering av en mötespolicy med fokus på mötet snarare än resan. Policyn inleds med: "Den som sammankallar ett möte skall först ta ställning till om mötet kan hållas virtuellt. Om detta inte är möjligt ...". Genom att styra medarbetarna att fatta medvetna beslut så kan organisationen förändras till att göra rätt.
2. Kompetenshöjning. Internutbildning i virtuell mötesteknik och mötesverktyg (telefon/video/Skype). Genom att höja medarbetarnas kompetens inom området ökar medvetenheten men även säkerheten att hantera virtuella mötesverktyg. På vägen märker de anställda att detta är bra även för dem som individer. De hinner med mera och får bättre balans mellan arbetsliv och privatliv – bättre livskvalitet.
3. Ledningen måste gå före och själva använda verktygen och mötespolicyn i det dagliga arbetet. Det är en trovärdighetsfråga.
4. Någon att få hjälp av när det varit svårt/inte fungerat – det är viktigt att ha en supportfunktion som alltid kan hjälpa till vid behov.

Resultat

Under perioden 2001-2017 har antalet flygresor för personalen minskat med 82 procent och antalet körda mil med bil med 86 procent. Resekostnaden har minskat med 78 procent vilket ungefär motsvarar 240 miljoner kronor årligen. Samtidigt har antalet möten per telefon eller Skype mer än femdubblats.

Resultatet blir en organisation med högre effektivitet och tillgänglighet – och samtidigt lägre kostnadsnivå och klimatfotavtryck.

Lärdomar

• Att förändra mötesbeteenden är en långsiktig process som tar tid att implementera. Men väl implementerad så är det en win-win för alla inblandade!
• Att tekniken finns, det gäller att börja använda och förbättra den.
• Det krävs ledarskap och målstyrning.